A partir del 1 de enero de enero de 2019 todas las empresas que estén obligadas a facturar, deberán hacerlo mediante factura electrónica. En Hogaru implementaremos este nuevo modelo a partir del 1 de diciembre de 2018
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica, al igual que la factura física, es un documento mercantil en el que se refleja toda la información sobre la venta. Sirve para describir el costo de los bienes y/o servicios adquiridos y desglosar los impuestos correspondientes a pagar. La única diferencia entre la factura tradicional y la factura electrónica es que esta última se genera y se recibe en formato electrónico.
Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN) la factura electrónica sustituye la factura tradicional en papel, garantizando la autenticidad en su origen y la integridad en su contenido. La DIAN recibe la factura electrónica inmediatamente después de ser emitida por el vendedor. Esto permite combatir la evasión fiscal y optimizar la interoperabilidad empresarial.
¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica?
Todos los contribuyentes que declaren IVA e impuesto al consumo están obligados a facturar electrónicamente a partir del 1 de enero de 2019. Existen sanciones para quienes no implementen esta reglamentación a partir de la fecha establecida por la DIAN.
¿Cómo se genera una factura electrónica?
Es posible a través de dos caminos diferentes:
- A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar.
- Por medio de los servicios de un proveedor tecnológico de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.
¿Cuáles son las características de la factura electrónica?
- Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumple los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
- Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
- Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
¿Cuáles son los beneficios de facturar electrónicamente?
- Se reducen costos casi en 80 % frente a la factura en medio físico.
- Se disminuyen los trámites y procesos operativos.
- Facilita la trazabilidad y seguridad de sus transacciones.
- Mejora la gestión de cobro y procesos de control.
- Reduce costos de impresión, despacho y almacenamiento de documentos.
- Contribuye al cuidado del medio ambiente.
- Mejora la relación con la DIAN.
¿Cómo facilitaremos la facturación electrónica en Hogaru?
En Hogaru nos adelantamos a la fecha límite de la DIAN y a partir del 1 de diciembre de 2018 comenzamos a emitir factura electrónica. Pensando en facilitar a nuestros clientes el proceso de transición de la factura tradicional a la factura electrónica, implementaremos desde el 1 de noviembre la factura proforma.
Con el modelo de facturación electrónica establecido por la DIAN, cualquier cambio en la factura comercial tendrá un costo adicional tanto para Hogaru como para nuestros clientes. Por eso, a partir del 1 de noviembre nuestros clientes recibirán una factura proforma sobre la cual podrán hacer cambios sin costo desde nuestra aplicación hasta que sea emitida la factura electrónica.
Recordemos que la factura proforma es un documento informativo que contiene los detalles de la compra y el valor total a pagar. Pero no tiene ningún valor contable. El objetivo de la proforma es que el intercambio comercial sea aceptado por ambas partes previo a la emisión definitiva de la factura.
Con la factura tradicional nuestros clientes podían hacer los cambios que quisieran sin costo comunicándose con nuestro call center. Sin embargo, estos cambios implicaban procesos extras para nuestra área contable y generaban retrasos en los pagos. La factura proforma, al no tener validez contable, permite hacer cambios de manera inmediata sin generar costos adicionales ni demoras en el proceso.
Es decir, nuestros clientes tendrán la posibilidad de realizar cambios a partir del momento en que reciben la factura proforma hasta la fecha esperada de pago. Durante este periodo también podrán aplicar HogaruCréditos o cupones para los servicios que estén vigentes. La factura comercial será generada cuando se realice el pago o el día de la fecha esperada de pago. Cualquier cambio que se quiera hacer una vez emitida la factura comercial tendrá un costo adicional.
Si tienes dudas comunícate con nuestro equipo de atención al cliente. ¿Aún no tienes cuenta en Hogaru? créala aquí sin costo