Aspectos Legales para la Contratación Formal de un Empleado por un Empleador Persona Natural

• Contrato a término fijo: Tiene una duración específica y debe formalizarse por escrito. Puede renovarse, pero después de tres renovaciones consecutivas, se convierte automáticamente en un contrato a término indefinido.
• Contrato a término indefinido: No tiene fecha de finalización y proporciona mayor estabilidad laboral al empleado. No es obligatorio redactarlo por escrito, pero se recomienda para claridad.
• Contrato de obra o labor: Se usa cuando el trabajo tiene un propósito específico. Este contrato finaliza una vez que se completa la tarea o proyecto.
• Contrato de medio tiempo o por horas: También es posible contratar a un empleado por tiempo parcial, siempre cumpliendo con los derechos de seguridad social y prestaciones correspondientes.

El contrato debe ser formalizado por escrito y especificar claramente las condiciones de la relación laboral, incluyendo el tipo de contrato, el salario, las funciones y el horario de trabajo. En Colombia, no existe una obligación específica de registrar el contrato en una entidad pública, pero es importante conservarlo como soporte de la relación laboral.

• Salud: El empleador debe afiliar al trabajador a una EPS (Entidad Promotora de Salud) y realizar aportes mensuales.
• Pensión: El empleado también debe estar afiliado a un fondo de pensiones. Este aporte es compartido entre el empleador y el empleado.
• Riesgos laborales: Es obligatorio afiliar al empleado a una ARL (Administradora de Riesgos Laborales), que cubre al trabajador en caso de accidentes o enfermedades relacionadas con su actividad laboral.
• Caja de Compensación Familiar: Aunque esta afiliación no es obligatoria para empleadores personas naturales con menos de un número determinado de empleados, es recomendable, ya que otorga beneficios adicionales a los trabajadores y sus familias.

• Cesantías y sus intereses: Estas buscan proteger al empleado en caso de quedar desempleado, funcionando como una especie de «ahorro forzoso». El empleador debe consignar el valor acumulado de las cesantías en un fondo escogido por el empleado antes del 14 de febrero de cada año. Además, los intereses sobre las cesantías (equivalentes al 12% anual del valor de las cesantías) deben ser pagados directamente al empleado a más tardar el 31 de enero de cada año.
• Primas de servicios: Se paga dos veces al año, en junio y diciembre, y equivale a 15 días de salario por cada semestre trabajado. Su propósito es reconocer el aporte del trabajador al crecimiento de la empresa, y se entrega independientemente de que la empresa haya generado ganancias. Este pago es obligatorio para todos los empleados, independientemente de su tipo de contrato.
• Vacaciones: Las vacaciones son un derecho laboral que otorga al empleado 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año trabajado. Es responsabilidad del empleador asegurarse de que el empleado tome estas vacaciones en el tiempo correspondiente, para que pueda descansar y recuperar energías. Aunque son acumulables, es recomendable que el trabajador disfrute de sus vacaciones cada año.

Es importante que el contrato incluya el salario, que debe cumplir con el mínimo legal vigente en Colombia o ser superior, dependiendo de las funciones y responsabilidades del trabajador. Asimismo, el empleador debe garantizar el pago oportuno y respetar los recargos legales en caso de trabajo nocturno, dominical, o festivo. Además, el horario laboral no debe exceder el máximo establecido en la ley (48 horas semanales), salvo en casos excepcionales donde exista mutuo acuerdo.

El empleador debe entregar dotación de trabajo a sus empleados de forma gratuita tres veces al año (en abril, agosto y diciembre), siempre que el empleado gane hasta dos salarios mínimos y la naturaleza de sus labores así lo exija.

Durante el proceso de contratación, el empleador recolecta datos personales del trabajador que deben manejarse conforme a la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos. Esto implica informar al empleado sobre el uso de sus datos y solicitar su autorización para el manejo de los mismos.

La terminación del contrato debe cumplir con la normativa laboral establecida. En el caso de un contrato a término fijo, este finaliza al cumplirse la fecha establecida, mientras que un contrato a término indefinido puede terminar por mutuo acuerdo, justa causa o sin causa, aunque en este último caso el empleador deberá indemnizar al empleado según lo establecido por la ley.